Frühjahrsputz, aber richtig: Tipps und Tricks für das Büro
Frühling ist die Zeit des Putzens und Ausmistens. Eine Gelegenheit, um auch im Büro mal wieder so richtig für Ordnung zu sorgen. Mit einigen simplen Tipps klappt dieses Vorhaben noch besser.
Das Büro endlich richtig auf Vordermann bringen: Dieser Vorsatz begleitet viele Deutsche in den Frühling. Jetzt ist die Zeit gekommen, um auf dem Schreibtisch, in Regalen und in Schränken Platz zu machen, Ordner und Dokumente zu entschlacken und Raum für Neues zu schaffen.
Tipp 1: Zeit fürs Entrümpeln und Ordnen einplanen
Dieses Vorhaben ist umso erfolgreicher, je systematischer man dabei vorgeht und sich die dafür nötige Zeit nimmt. Denn oft erlaubt es der Betriebs- und Büroalltag einfach nicht, in einem Ruck Klarschiff zu machen. In diesem Fall helfen kleine Teilziele, die man systematisch abarbeitet. Auch einige wenige Minuten pro Arbeitstag, die nur für diese Aufgabe reserviert sind, bringen langfristig Erfolg, wenn Sie Ordner für Ordner und Schrank für Schrank entrümpeln.
Tipp 2: Einen frischen Blick aufs Chaos werfen
Bevor es damit losgeht, sollten Sie einen möglichst neutralen Blick auf Ihr Büro werfen. Das ist wichtig, da man sich an chaotische Bereiche im Laufe der Zeit einfach gewöhnt und diese nicht mehr richtig wahrnimmt. Stellen Sie sich einfach vor, Sie wären ein Ordnungsberater, der die Räumlichkeiten zum ersten Mal betritt! Welche Chaosstellen fallen Ihnen auf, welche Bereiche wirken unordentlich oder vollgestellt?
Tipp 3: Rausschmeißen, was nie gebraucht wird
Altes muss raus, seien es nun veraltete Lexika, Handbücher, Notizen oder Kataloge. Auch Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, gehören ins Altpapier. Falls Sie sich bei manchen Altlasten nicht sicher sind, können Sie diese in einen Karton mit einem Verfallsdatum und einer Auflistung des Inhalts packen. Werden die Gegenstände bis zu diesem Zeitpunkt nicht benötigt, können Sie ihn unbesorgt wegwerfen.
Tipp 4: Zweckentfremdete Ablageplätze freiräumen
Weiß man mal nicht, wo etwa ein Katalog seinen Platz finden kann, landet dieser schnell auf der Fensterbank oder wird einem Stapel auf dem Boden hinzugefügt. Auch Besucherstühle werden gerne zu Ablageplätzen umfunktioniert. Eine gut arbeitende Ablage verzichtet auf zweckentfremdete Plätze. Räumen Sie daher alles an den Ort, an den es gehört – in den Büroschrank, in das Regal oder in den entsprechenden Ordner! Was nicht gebraucht wird bzw. archiviert werden muss, sollte komplett entsorgt werden.
Tipp 5: Schubladen entrümpeln und aufräumen
Büroschubladen enthalten oft ein Sammelsurium an kaputten oder nicht mehr benötigten Gegenständen. Schaffen Sie Platz und entfernen Sie alles, was nicht mehr funktioniert oder gebraucht wird! Eine durchdachte Neuordnung der Schubladen sorgt für freien Raum, der für Locher, Hefter und andere Dinge auf dem Schreibtisch genutzt werden kann. Auch hier gilt: Was man nicht leichten Herzens loslassen kann, sollte in eine Pappschachtel wandern, die mit einem „Ablaufdatum“ versehen ist. Sobald dieses erreicht ist und die darin enthaltenen Dinge nie vermisst wurden, dürfen sie endgültig entsorgt werden.
Tipp 6: einen professionellen Entrümpler beauftragen
Oft bleibt es aus Zeitmangel beim Vorsatz, wenn es um die Entrümpelung von Arbeitsbereichen geht. In diesem Fall ist das Engagement eines Spezialisten für Büroorganisation oft die beste Lösung. Diese Profis haben viel Erfahrung in diesem Bereich. Eine klare Absprache ist dabei jedoch besonders wichtig. Schließlich soll nichts, was noch benötigt wird, im Müll landen. Das betrifft insbesondere Datenträger und Akten. Das ordnungsgemäße Vernichten von Dokumenten bzw. das Schreddern von Festplatten muss stets vollständig sichergestellt und nachgewiesen werden.
Mehr Wohlfühl-Atmosphäre am Arbeitsplatz
Ist das Aufräumen geschafft, ist oft der richtige Zeitpunkt gekommen, um noch einen Schritt weiterzugehen und am Arbeitsplatz auch auf andere Weise für mehr Wohlfühlatmosphäre zu sorgen. Das ist gerade in Zeiten, in denen viele Betriebe um qualifizierte Beschäftigte buhlen, ein wichtiger Punkt. Dabei zeigen sich Trends, die sich vor ein paar Jahren hierzulande nur wenige vorstellen konnten. Immer öfter wird so ziemlich alles in den Arbeitsalltag integriert, was den Job angenehmer macht. Die Palette umfasst nicht nur neue, funktionale Büromöbel, die alte Ausstattungen aus den 60er und 70er Jahren ersetzen, sondern auch Sitzgruppen, eine Getränkebar oder etwa ein Fußball-Kicker für die Kaffeepause.
Bei den Büroausstattungen selbst geht der Trend zu kleineren, leichteren Lösungen. Überdimensionierte Schreibtische und große Schrankwände für Aktenordner landen auf dem Sperrmüll und werden durch weniger raumgreifende Alternativen ersetzt. Deutsche Büros werden generell wohnlicher und bieten immer öfter Bereiche, die an ein Wohnzimmer oder ein Café erinnern. Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Tische, die arbeitsmedizinischen Anforderungen entsprechen, liegen ebenfalls im Trend. Für den Arbeitgeber hat all das einen erwünschten Nebeneffekt, der die dadurch entstehenden Kosten häufig aufwiegt: Der Platzbedarf wird durch das Entsorgen der wuchtigen Einrichtung geringer, was teure Büroflächen einspart und Raum für Neues schafft.